Frank Dieffenbach: Zeitmanagement

Frank Dieffenbach - Beratung im Gesundheitswesen

Coaching für Qualitätsmanagement, Projektmanagement und Informationsmanagement

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Zeitmanagement

Bewährte Praktiken

Effizientes Zeitmanagement ist einer der Erfolgsfaktoren für erfolgreiche Teams und begegnet uns in zahlreichen Facetten, angefangen beim täglichen persönlichen Zeitmanagement der Projektbeteiligten oder im Rahmen von Besprechungen.

Im folgenden erhalten Sie eine Darstellung der häufigsten Problembereiche bei Besprechungen und wie Sie diesen in Ihrem Arbeitsumfeld erfolgreich entgegen wirken können.

Typische Probleme rund um Besprechungen:

Terminfindung zeitraubend und Termine zur „Unzeit“
Zu viele und zu lange Besprechungen
Divergente Erwartungen der Teilnehmer
Fehlende / unklare / unvollständige Agenda
Unterlagen unvollständig / nicht allen bekannt

Wie Sie Besprechungen effizient planen

Teilnehmer:

Stellen Sie sich bei der Zusammenstellung der Teilnehmer folgende Fragen, um den Kreis so klein als möglich zu halten.

Für wen sind die geplanten Inhalte relevant?
Wer ist als Wissensträger unabdingbar?
Welche Entscheidungsträger müssen dabei sein?

Agenda:

Eine Besprechung ohne Tagesordnung gibt es nicht!

Legt Ziele der Besprechung fest
Gliedert zeitlich, thematisch (Prioritäten!)
Bildet den Spiegel zur späteren Erfolgsbeurteilung

Unterlagen:

Ist die Durchsicht umfangreicher Unterlagen zur Vorbereitung auf die Besprechung durch die Teilnehmer erforderlich, so versenden Sie diese optimal direkt mit der Einladung (Dateianlage oder Hyperlink!)

Form:

Klassische Besprechung
Telefonkonferenz / Videokonferenz

Ausrüstung:

Reservieren Sie knappe Ressourcen (Beamer / Moderatorenkoffer) frühzeitig
Sorgen Sie dafür, dass benötigtes Material in ausreichender Menge und in benutzbarem Zustand vorhanden sind.

Wie Sie Besprechungen effizient führen

Verbindlichkeit:

Es ist ein Zeichen der Wertschätzung gegenüber allen Teilnehmern, wenn die folgenden Punkte von allen beachtet werden.

Besprechungstermine beginnen und enden pünktlich!
Tagesordnung wird nicht missachtet!

Moderation:

Steuert den Termin (Struktur, Zielorientierung)
Fasst Ergebnisse zwischendurch zusammen

Meeting-Etiquette:

Keine Nebengespräche
Laptops geschlossen (keine Mails!)
Teilnehmer ausreden lassen
Wertschätzendes Verhalten!
Keine Killerphrasen!

Besprechungsprotokoll:

Kein Meeting ohne Protokoll (online / retrospektiv)
Ergebnisprotokoll
- Wer / Was / Bis wann / Wie