Bewährte Praktiken
Effizientes Zeitmanagement ist einer der Erfolgsfaktoren für erfolgreiche Teams und begegnet uns in zahlreichen Facetten, angefangen beim täglichen persönlichen Zeitmanagement der Projektbeteiligten oder im Rahmen von Besprechungen.
Im folgenden erhalten Sie eine Darstellung der häufigsten Problembereiche bei Besprechungen und wie Sie diesen in Ihrem Arbeitsumfeld erfolgreich entgegen wirken können.
Typische Probleme rund um Besprechungen:
- Terminfindung zeitraubend und Termine zur „Unzeit“
- Zu viele und zu lange Besprechungen
- Divergente Erwartungen der Teilnehmer
- Fehlende / unklare / unvollständige Agenda
- Unterlagen unvollständig / nicht allen bekannt
Teilnehmer:
Stellen Sie sich bei der Zusammenstellung der Teilnehmer folgende Fragen, um den Kreis so klein als möglich zu halten.
- Für wen sind die geplanten Inhalte relevant?
- Wer ist als Wissensträger unabdingbar?
- Welche Entscheidungsträger müssen dabei sein?
Agenda:
Eine Besprechung ohne Tagesordnung gibt es nicht!
- Legt Ziele der Besprechung fest
- Gliedert zeitlich, thematisch (Prioritäten!)
- Bildet den Spiegel zur späteren Erfolgsbeurteilung
Unterlagen:
- Ist die Durchsicht umfangreicher Unterlagen zur Vorbereitung auf die Besprechung durch die Teilnehmer erforderlich, so versenden Sie diese optimal direkt mit der Einladung (Dateianlage oder Hyperlink!)
Form:
- Klassische Besprechung
- Telefonkonferenz / Videokonferenz
Ausrüstung:
- Reservieren Sie knappe Ressourcen (Beamer / Moderatorenkoffer) frühzeitig
- Sorgen Sie dafür, dass benötigtes Material in ausreichender Menge und in benutzbarem Zustand vorhanden sind.
Verbindlichkeit:
Es ist ein Zeichen der Wertschätzung gegenüber allen Teilnehmern, wenn die folgenden Punkte von allen beachtet werden.
- Besprechungstermine beginnen und enden pünktlich!
- Tagesordnung wird nicht missachtet!
Moderation:
- Steuert den Termin (Struktur, Zielorientierung)
- Fasst Ergebnisse zwischendurch zusammen
Meeting-Etiquette:
- Keine Nebengespräche
- Laptops geschlossen (keine Mails!)
- Teilnehmer ausreden lassen
- Wertschätzendes Verhalten!
- Keine Killerphrasen!
Besprechungsprotokoll:
- Kein Meeting ohne Protokoll (online / retrospektiv)
- Ergebnisprotokoll
- Wer / Was / Bis wann / Wie
