Frank Dieffenbach: QM Software

Frank Dieffenbach - Beratung im Gesundheitswesen

Coaching für Qualitätsmanagement, Projektmanagement und Informationsmanagement

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QM Software für Arztpraxen

QM-Software für Ärzte

Auswahlkriterien für QM-Software

Auch im Bereich des Qualitätsmanagements stehen zahlreiche Softwarelösungen zur Verfügung, um bei Einrichtung und Pflege des individuellen QM-Systems Hilfe zu bieten.
Vor der Kaufentscheidung sollten Sie die folgenden Funktionen in Ihrer Bedeutung für Sie gewichten und mit dem Ergebnis die Lösungen bewerten.

Grundbedingungen / Annahmen

Sicherheit / Vertrauen

bei Portallösungen:
- Kann eine SSL Verschlüsselung genutzt werden?
- Wie wird die Verbindung zwischen Praxis / Standort des Arztes zum Portal erfolgt gesichert (VPN Tunnel sinnvoll)

Skalierbarkeit

Kann die Lösung von Ihren Funktionen mehrstufig ausgebaut werden?
Können mehrere Praxisstandorte unterstützt werden?

Datensicherung

Ist diese online, ohne Sperrung für Nutzer durchführbar?

Update-Fähigkeit

Sind vom Anbieter Online-Updates vorgesehen, ohne off-line Zeit für Anwender?

Ausfallsicherheit

Welche Empfehlungen macht der Anbieter, um Ausfälle des Systems zu vermeiden (Online-Spiegelung / automatische Crash-Recovery)?

Zugriffsverwaltung

Kann der Arzt steuern welche Benutzer (aus seinem Team bzw. anderer Kollegen) Zugriff auf die einzelnen Bereiche erhält?
- Kann die Zugehörigkeit zu einem Ärztenetzwerk verwaltet werden?
- Kann bei Nutzung im Ärztenetzwerk eine Rechtevergabe auch über den Administrator des Ärztenetzwerks erfolgen?
Ist bei Netzlösungen gewährleistet dass kein Zugriff auf die individuellen Daten der Praxen auch nicht durch die Systemadministration, sondern lediglich durch den Arzt und die von Ihm Berechtigten möglich ist?
Besteht die Möglichkeit des systemgesteuerten zyklischen Passwort-Wechsels
Werden auch Hardware-basierte Zugriffssteuerungsverfahren (z.B. RSA-Token) unterstützt?

Dokumentenmanagement

Wird Basis-Set von Unterlagen zur Verfügung gestellt?
Besteht die Möglichkeit zur einfachen Hinterlegung von praxisindividuellen Angaben (Logo...)?
Ist eine Kennzeichnung der Unterlagen in verpflichtende und optionale Dokumente vorhanden?
Ist eine Kennzeichnung von Unterlagen zur Zugehörigkeit des Ärztenetzwerks möglich?
Bestehen Funktionen zum Ein-/Auschecken von Dokumenten?
Wird eine Versions-/Änderungsverfolgung der Dokumente angeboten?
- Wird eine Versionsgenerierung unterstützt?
Steht eine Funktion für den Freigabeworkflow von Dokumenten speziell für Ärztenetzwerke zur Verfügung?

Terminmanagement

Besteht die Möglichkeit zur Verwaltung von Geräten?
- Werden Gerätekataloge mit dem Produkt zur Verfügung gestellt, die bereits wichtige Eckdaten der Geräte beinhalten?
Können QM-relevante Termine der Mitarbeiter verwaltet werden?
- Stehen Terminvorschläge gem. UVV zur Verfügung?
- Werden Vorschläge auf Basis VBG 32 gemacht?
- Sind arbeitsmedizinische Untersuchungen verwaltbar?

Qualifikationskontrolle und -planung für Mitarbeiter

Können Aus- / Weiterbildungsprofile der Mitarbeiter dokumentiert werden?
Unterstützt das System die Planung persönlicher Qualifizierungsmaßnahmen?
- Kann die Erledigung der Qualifizierungsmaßnahme nachgehalten werden?

Wissensvermittlung

Unterstützt die Software die Hinterlegung von unternehmensspezifischen Lernpaketen?
- Können Lernpakete individuell für einzelne Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden?
- Besteht eine Möglichkeit die Absolvierung der Lerneinheiten zu sichten?
- Ist eine Bewertung der Güte der Wissensvermittlung möglich?

Diskussionsforen

Unterstützt die Software die Einrichtung und Unterhaltung von Diskussionsforen?
- Besteht die Möglichkeit Foren für geschlossene Benutzergruppen zu definieren (z.B. im Rahmen eines CIRS)?
- Können auch externe Teilnehmer zur Teilnahme an einer Diskussion eingeladen werden?

Umfragefunktion

Unterstützt die Software die Durchführung von Befragungen (z.B. Zufriedenheitsanalyse)?
Können interne Teilnehmer befragt werden (Mitarbeiterbefragung)?
Werden Möglichkeiten zur Befragung externer Gruppen wie Patienten oder Lieferanten angeboten?
Welche Befragungsformen sind unterstützt?
- Telefonische Befragung
- Internet-/Intranet-Formular
- E-Mail-Fragebogen
- Serienbriefvorlage
Können Umfrageergebnisse im Zeitreihenvergleich gegenübergestellt werden?

Geräteverwaltung und Prüfmittelüberwachung

Welche Möglichkeiten zur Verwaltung von Geräten und zur Überwachung von Prüfmitteln werden vom System angeboten?

Workflowabbildung

Unterstützt die Software die Einrichtung, Erledigung und Überwachung QM-spezifischer Arbeitsabläufe?
- Wie erfolgt die Darstellung der Arbeitsabläufe?
  - rein textbasiert?
  - grafisch unterlegt z.B. Ablaufdiagramm
- Ist bei der Abarbeitung eines Arbeitsablaufs eine Unterbrechung/Abweichung möglich und können die dazu führenden Gründe dokumentiert werden?
- Können verschiedene Versionen eines Ablaufs im System vorgehalten werden und ist sichergestellt, dass jeweils nur die aktuell gültige Version Verwendung finden kann?

Analysefunktionen

Welche Analyse-/Auswertungsfunktionen stehen mit der Software zur Verfügung?
- Kann eine Übersicht der vergebenen Berechtigungen (nach Benutzern, Benutzergruppen, Rechten) erstellt werden?
- Steht eine Dokumentenstatistik (Liste der noch auszufüllenden Unterlagen, Übersicht ausgecheckter Unterlagen) zur Verfügung?
- Welche Möglichkeiten zur Terminauswertung (Überprüfungsliste für Geräte, Aufgabeliste / Mitarbeiter oder Gruppe) bestehen?
- Kann im Rahmen eines Qualifikationsmonitors Situation und Entwicklung der Mitarbeiterqualifikationen gesichtet werden?
- Besteht die Möglichkeit zu Foren-/Umfrageanalysen?
- Sind Abweichungsanalysen für Arbeitsabläufe erstellbar?